Warum Unternehmen ein Dokumenten Management brauchen

Heute ist die Digitalisierung ein sehr wichtiges Thema. Die Digitalisierung macht sich nicht nur im Marketing, sondern auch in Unternehmen und in Geschäftsprozessen bemerkbar. So träumen viele Unternehmen bereits davon auf ein papierloses Büro zu setzen. Immer mehr mittelständische Unternehmen bilden wichtige Prozesse elektronisch ab. Dies ist in den meisten Fällen auch mit geringeren Kosten, schnelleren Kosten und einer größeren Transparenz verbunden. Doch ist ein papierloses Büro auch wirklich die richtige Lösung für das eigene Unternehmen?

Wie kann ein Dokumenten Management Unternehmen helfen?

Grundsätzlich kann ein Dokumenten Management System Unternehmen dabei behilflich sein die Prozesse zu rationalisieren. Gleichzeitig wird eine viel höhere Transparenz ermöglicht. Somit wird die interne Kommunikation besser und auch die Beziehung zu den Kunden kann wesentlich verbessert werden.

Ein solches System kann selbst für die Vertragsverwaltung im Personalmanagement verwendet werden. Damit verbunden kann man behaupten, dass ein Dokumenten Management in jedem Bereich im Unternehmen eingesetzt werden kann.

Man muss sich aber auch die Frage stellen, wie hoch die jährlichen Kosten für das Drucken und Versenden von Briefen ist. Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die Tatsache, dass die Kosten gesenkt werden können.

Dann muss man sich auch die Durchlaufzeit von Dokumenten anschauen. Wie lange braucht beispielsweise eine Rechnung bis sie bezahlt und in die Ablage gelegt wird? Mit einem Dokumenten Management System können solche Papiere von Anfang digital erfasst und anschließend über Workflows in die richtigen Abteilungen im Unternehmen geleitet werden. Die Bearbeitungsgeschwindigkeit kann natürlich in vielen Fällen ungemein gesteigert werden.

Auch die Verfügbarkeit an jedem Ort führt dazu, dass immer mehr Unternehmen sich für ein solches System entscheiden. Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat oder die Mitarbeiter ständig unterwegs sind, dann wird man mit einem Dokumenten Management System den großen Vorteil haben, dass man jederzeit und überall auf die wichtigsten Dokumente zugreifen kann.

Schließlich kann durch ein Dokumenten Management System auch der Mailserver des Unternehmens entlastet werden. Am besten schaut man hier auf die Zeit, die man braucht um eine E-Mail aus dem letzten Jahr zu finden. Der ermittelte Wert stellt die tatsächliche Auslastung des Mailservers dar. E-Mail Programme werden nach einiger Zeit zu langsam und müssen durch ein Dokumenten Management System entlastet werden.